Зачем нужен график
Формально требование вести график поверок вытекает из обязанности применять только поверенные средства измерений. Но практическая ценность в другом.
График экономит деньги. Когда вы видите, что у восьми приборов поверка заканчивается в течение квартала, вы сдаёте их одной партией: от 20 позиций скидка 10 %, от 50 — 20 %, и курьер приезжает один раз вместо восьми. Без графика приборы уезжают поштучно и по факту просрочки.
График убирает авралы. Отправить прибор за месяц до срока — обычная работа. Обнаружить просрочку в день проверки — это срочный тариф с двойной ценой, а иногда и остановка участка.
График — первое, что спросят. При проверке лаборатории или подтверждении компетентности его показывают в числе первых документов. Аккуратно заполненная таблица сразу задаёт тон разговора.
Какие колонки действительно нужны
Видел графики из тридцати колонок, которые никто не заполнял. Рабочий минимум — двенадцать, и три из них считаются сами.
| Колонка | Зачем |
|---|---|
| Наименование и тип | Как на шильдике, а не «манометр обычный» |
| Заводской номер | По нему прибор ищется в реестре и идентифицируется в спецификации |
| № в госреестре | Из него берётся межповерочный интервал и методика |
| Подразделение | Самая недооценённая колонка: без неё поиск приборов превращается в квест |
| Дата последней поверки | Точка отсчёта; берётся из реестра, а не с наклейки |
| Интервал в месяцах | Из описания типа средства измерений |
| Дата следующей поверки | Считается формулой, руками не вводится |
| Осталось дней | Считается формулой, по ней сортируется список |
| Статус | Считается формулой: просрочено, скоро, в норме |
| Примечание | Что приложить, кто исполнитель, особенности прибора |
Колонка «подразделение» кажется лишней ровно до первой сдачи приборов. Потом выясняется, что шумомер у инженера по охране труда, метеометр в лаборатории, а два манометра забрали на дальний участок и не вернули.
Откуда брать данные
Дату последней поверки — из реестра, а не с наклейки. Наклейка выцветает, отклеивается и содержит опечатки. Запись в фонде — первоисточник, найти её можно по заводскому номеру за пару минут. Заодно проверите, что запись вообще есть.
Интервал — из описания типа. Открывается по регистрационному номеру в госреестре. Подробный разбор, где смотреть и как считать — в отдельной статье.
Список приборов — обходом, а не по бухгалтерии. В бухгалтерском учёте приборы часто числятся общей строкой или под другими названиями, а часть куплена за наличные и вообще не проведена. Один обход по подразделениям с фотографированием шильдиков даёт более полный результат.
Не пытайтесь сразу сделать идеально. Пройдите по подразделениям, сфотографируйте шильдики всех приборов, которые найдёте. Потом внесите в таблицу заводские номера и пробейте их по реестру — даты и интервалы подтянутся оттуда. На парк в полсотни приборов уходит один рабочий день.
Готовый шаблон
Собрали шаблон в Excel, в котором всё уже настроено: формулы считают дату следующей поверки и остаток дней, строки автоматически подсвечиваются красным при просрочке и жёлтым, когда осталось меньше тридцати дней. На отдельном листе — сводка: сколько всего приборов, сколько просрочено, сколько на подходе.
Скачать шаблон графика поверок (Excel)
Заполнять нужно только столбцы, выделенные синим шрифтом. Первая строка заполнена как пример — замените её своими данными. Инструкция на первом листе.
Как с ним работать
Проверяйте раз в месяц
Откройте файл, отсортируйте по колонке «осталось дней» по возрастанию. Наверху окажется всё, что требует внимания. Пяти минут достаточно.
Собирайте партии на квартал вперёд
Берите всё, у чего срок заканчивается в ближайшие два-три месяца, и отправляйте одним заходом. Поверка раньше срока стоит столько же, а скидка за объём и один выезд экономят ощутимо.
Обновляйте сразу после возврата
Внесите новую дату поверки в тот же день, когда приборы вернулись. Отложенное «внесу потом» — главная причина, по которой графики перестают отражать реальность.
Держите файл в одном месте
Общий диск или облако, а не почта и не флешка у метролога. Три копии с разными правками хуже, чем отсутствие графика.
Типичные ошибки
Считать даты вручную. При переносе цифр глазами ошибки неизбежны, особенно если интервал указан в месяцах, а вы считаете годами. Формула не ошибается.
Ставить напоминание за неделю. Не успеете: нужно согласовать смету, оплатить, отправить приборы, дождаться работ и возврата. Месяц — разумный минимум.
Вести график только по дорогим приборам. Забывают обычно про мелочь: штангенциркули, рулетки, шаблоны. При проверке лаборатории спрашивают про всё измерительное оборудование, а не только про то, что дороже.
Не учитывать приборы на складе. Прибор в резерве поверять не обязательно, но перед вводом в работу придётся. Отметьте такие строки в примечании, чтобы не выдать в цех прибор с истёкшим сроком.
Забыть про принадлежности. Акустический калибратор к шумомеру, сменные зонды к термометру, установочные меры к микрометрам — часть из них самостоятельные средства измерений со своими интервалами.
Возьмём ведение графика на себя
Пришлите список приборов — сведём в график, будем напоминать о сроках заранее и собирать приборы партиями.
Частые вопросы
Отдельного требования «вести график» в законе нет, но есть обязанность применять только поверенные средства измерений. График — практический инструмент, который это обеспечивает. Для аккредитованных лабораторий управление оборудованием входит в критерии, и там он фактически обязателен.
Excel или Google Таблицы полностью закрывают задачу для парка до нескольких сотен приборов. Специализированные системы имеют смысл на крупном производстве с тысячами позиций и интеграцией с ремонтной службой.
Смотреть — раз в месяц, вносить изменения — сразу по факту: получили приборы обратно, внесли новые даты. Ежемесячная сверка занимает пять минут, если данные вносятся вовремя.
Отметьте отдельным статусом и разберитесь до следующей проверки. Прибор, который числится в графике, но физически отсутствует, — вопрос и к учёту, и к сохранности. Иногда он просто лежит в другом подразделении.
Да, мы так работаем с постоянными клиентами: держим график по вашему парку, заранее сообщаем о подходящих сроках и собираем приборы партиями. От вас требуется только сообщать о новых приборах и списаниях.